Rozenweelde biedt zorg en ondersteuning aan een kinderen met een verstandelijke, al dan niet meervoudige, beperking.

Wij streven naar een kwaliteitsvolle ondersteuning op maat van de kinderen. Zorg dragen voor de persoonsgegevens die u met ons deelt, vormt hier een belangrijk onderdeel van.

Om u uit te leggen hoe we je gegevens gebruiken heeft Rozenweelde deze privacyverklaring opgesteld.

In deze privacyverklaring wil Rozenweelde op een duidelijke en transparante wijze uitleggen:

  • hoe Rozenweelde omgaat met uw persoonsgegevens;
  • met welke zorgvuldigheid Rozenweelde omgaat met uw persoonsgegevens en
  • wat wij doen om te waarborgen dat uw privacy wordt bewaakt.

Rozenweelde houdt zich aan de wet- en regelgeving hierover, waaronder de Privacywet (1998) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Rozenweelde is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u hier, na het lezen van deze privacyverklaring vragen heeft, dan kan u contact nemen met onze dienst:


Rozenweelde
Sportlaan 20
8211 Aartrijke

050/54.27.30
Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Wetgeving

Op dit moment heeft elke lidstaat van de Europese Unie een eigen privacywet, gebaseerd op de Europese richtlijn van 1995. De Privacywet regelt het juridische kader voor de omgang met persoonsgegevens in België. Op 25 mei 2018 vervalt de Privacywet en treedt de AVG in werking, samen met de uitvoeringswet. De AVG bouwt voort op de Privacywet en zorgt onder andere voor versterking en uitbreiding van de privacy rechten met meer verantwoordelijkheden voor organisaties.

Toepassingsgebied

Dit reglement is van toepassing binnen Rozenweelde en heeft betrekking op de verwerking van persoonsgegevens van:

  • medewerkers van Rozenweelde
  • Sollicitanten
  • klanten van Rozenweelde
  • netwerk van professionelen van Rozenweelde
  • Cliënten en
  • hun wettelijke vertegenwoordiger(s)
  • hun vertrouwenspersoon
  • hun netwerk
  • hun netwerk van professionelen (bijvoorbeeld huisarts, therapeut …)

Waarom verwerken wij persoonsgegevens

Rozenweelde verwerkt uw persoonsgegevens voor volgende doeleinden en rechtsgronden:

Bij cliënten en vertegenwoordigers :

  • Om gebruik te kunnen maken van de dienstverlening van Rozenweelde (binnen de uitvoering van een overeenkomst).
  • Om facturen, nieuwsbrieven en uitnodigingen voor activiteiten binnen Rozenweelde (na toestemming van de gebruiker) te versturen
  • Foto’s die gemaakt worden, kunnen enkel gebruikt worden voor pedagogische ondersteuning (zoals visualisaties, fotoboeken van de leefgroep). Ze kunnen evenzeer gebruikt worden voor profilering: via website, folders, facebook, nieuwsbrieven naar ouders en personeel, serviceclubs, krantenartikel,… In beide gevallen is toestemming van de gebruiker (of zijn netwerk) nodig.
  • In functie van regelgeving en subsidiering van het VAPH

Bij medewerkers en professioneel netwerk :

  • Voor administratieve bepalingen en loonsverwerking.
  • Voor gezondheidstoezicht van de medewerker.
  • Om de nieuwsbrief en uitnodigingen voor activiteiten binnen Rozenweelde te versturen, na toestemming van de medewerker.
  • Foto’s die gemaakt worden, kunnen enkel gebruikt worden voor pedagogische ondersteuning (zoals visualisaties). Ze kunnen evenzeer gebruikt worden voor profilering: via website, folders, facebook nieuwsbrieven naar ouders en personeel, serviceclubs, krantenartikel,… In beide gevallen is toestemming van de medewerker nodig.

Voor bovenstaande doeleinden vragen, verzamelen, verwerken en slaan wij volgende persoonsgegevens op van cliënten:

Indien de aangemelde persoon meerderjarig is:

  • Persoonlijke identiteitsgegevens en persoonlijke kenmerken van de persoon met een beperking: naam, voornaam, geslacht, geboortedatum, rijksregisternummer, burgerlijke stand, adres, telefoonnummer, e-mailadres, fysieke gegevens, leefgewoonten, psychische gegevens, filosofische en religieuze overtuigingen, raciale en etnische gegevens, beroep/studies, financiële bijzonderheden, samenstelling gezin, gerechtelijke gegevens, vrijetijdsbesteding en interesses, lidmaatschappen, rijksregisternummer.

Indien de aangemelde persoon minderjarig is:

  • Persoonlijke identiteitsgegevens en persoonlijke kenmerken van de persoon met een beperking: naam, voornaam, geslacht, geboortedatum, rijksregisternummer, burgerlijke stand, adres, telefoonnummer, e-mailadres, fysieke gegevens, leefgewoonten, psychische gegevens, filosofische en religieuze overtuigingen, raciale en etnische gegevens, studies, financiële bijzonderheden, samenstelling gezin, gerechtelijke gegevens, vrijetijdsbesteding en interesses, lidmaatschappen, rijksregisternummer.
  • Naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, financiële bijzonderheden, persoonlijke kenmerken, fysieke gegevens, leefgewoonten, psychische gegevens van ouders of wettelijke vertegenwoordiger van de minderjarige.

Voor bovenstaande doeleinden vragen, verzamelen, verwerken en slaan we volgende persoonsgegevens op van professionele medewerkers, vrijwilligers, stagiaires:

  • Bij professionele medewerkers: Identificatiegegevens, rijksregisternummer, samenstelling gezin, opleiding en vorming, beroep en betrekking, goed gedrag en zeden, gegevens betreffende de gezondheid.
  • Vrijwilligers, stagiaires: identificatiegegevens, rijksregisternummer, financiële bijzonderheden

De verzamelde persoonsgegevens worden enkel en uitsluitend gebruikt voor bovenstaande doeleinden.

Rozenweelde is wettelijk verplicht een register bij te houden van alle gegevens die bewaard worden, gekoppeld aan de verantwoording voor het bewaren van de gegevens.

Daarnaast zijn wij als voorziening gebonden aan beroepsgeheim en verwerken we gegevens enkel vanuit de doelstelling “kwalitatieve begeleiding van gebruikers”, dit houdt in dat gevoelige gegevens (bv. godsdienstovertuiging), psycho-agogische gegevens en gezondheidsgegevens enkel verwerkt worden indien de doelstelling van de begeleiding dit vereist. Hierbij geven we aandacht aan de relevantie en de juistheid van gegevens.

Voor medewerkers zijn we evenzeer gebonden aan beroepsgeheim en verwerken we gegevens vanuit de doelstelling “contractuele belangen van de medewerker”.

Gerechtelijke gegevens worden onder geen enkele vorm verwerkt met uitzondering van het goed gedrag en zeden formulier.

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden

De gegevens die u aan ons bezorgt kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Bijvoorbeeld voor gebruikers: In het kader van de subsidiëring dienen wij bepaalde gegevens door te geven aan het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap (VAPH).

Bijvoorbeeld voor medewerkers: In het kader van loonsverwerking worden de gegevens doorgegeven aan het sociaal secretariaat. .

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan partijen waarmee we geen verwerkerovereenkomst hebben afgesloten.

Voor het versturen van e-mails aangaande facturen, begeleidingsvragen, uitnodigingen en nieuwsberichten wordt geen gebruik gemaakt van een derde partij.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Bewaartermijn

Persoonsgegevens mogen niet langer dan nodig worden bijgehouden. Deze termijnen zijn wettelijk geregeld of vastgelegd in het register.

Rozenweelde valt voor de bepaling van de bewaartermijn van de persoonsgegevens onder de wettelijke verplichting i.f.v. de subsidiëring door de overheid, met name VAPH.

In deze periode wordt er met de grootste zorgvuldigheid omgegaan met de persoonsgegevens en worden ook de nodige technische en organisatorische maatregelen genomen om de beveiliging zo groot mogelijk te maken:

  • Alle medewerkers die namens Rozenweelde van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding.
  • We hanteren een individuele of dienst gebonden gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
  • Persoonsgegevens welke op papier bewaard worden, zitten tijdens de begeleidingsperiode in het persoonlijk dossier in een afgesloten kast bij de betrokken medewerkers(begeleiders, sociale dienst, pedagogische dienst, directie). Na de begeleidingsperiode worden de dossiers bewaard in het archief van de dienst (een met sleutel afgesloten kast/ruimte).

Bij het verlaten van Rozenweelde worden digitale en papieren dossiers van zowel medewerkers als cliënten gedurende een wettelijke periode of termijn bepaald in het register bewaard in het archief van de voorziening.

Omdat persoonsgegevens bijhouden na deze periode geen noodzaak meer is voor ons, vernietigen we jaarlijks de documenten waarvan de bewaartermijn verlopen is.

De wettelijke bewaartermijnen kunt u steeds opvragen op bovenstaand adres.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage en op correctie van uw gegevens (welke wij van u ontvangen). Bovenaan deze privacyverklaring staat hoe u contact met ons kan opnemen.

Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers indien dit niet de wettelijke verplichting die onze dienst heeft t.a.v. de subsidiërende overheid in het gedrang brengt.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Bovenaan deze privacyverklaring staat hoe u met ons contact kunt nemen.

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Vlaamse Toezicht Commissie (VTC) , dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming in Vlaanderen.

Wijzigingen Privacyverklaring

Indien Rozenweelde een wijziging aanbrengt in de privacyverklaring dan zal deze aangekondigd worden op de website en in de eerstvolgende nieuwsbrief volgend op de wijziging.